Politique de confidentialité

Mise à jour le 30/04/2025

La présente Politique de Confidentialité vise à expliquer en toute transparence les règles de mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel réalisés par Loca Réception sur le site internet accessible à l’URL suivante : https://www.loca-reception.fr/

Le site web peut contenir des liens vers les sites internet de partenaires de Loca Réception et des réseaux sociaux sur lesquels la société dispose de comptes.

Loca Réception attire votre attention sur le fait que les partenaires ainsi que les réseaux sociaux concernés disposent chacun de leur propre politique de confidentialité, dont Loca Réception ne saurait être tenu responsable.

La présente politique est susceptible d’évoluer et nous vous invitons à la consulter régulièrement.

I. Loca Réception, Responsable du Traitement des données personnelles

Le Responsable du Traitement est l’organisme qui détermine la finalité et la manière dont sont utilisées vos données personnelles.

Pour l’ensemble des traitements présentés par la présente politique, se qualifie en tant que responsable du traitement : Loca Réception, dont le siège social est situé au 1 rue des précurseurs CS 20449 59664 VILLENEUVE D'ASQ CEDEX.

Vous pouvez à tout moment contacter notre service chargé de la protection des données par courriel : dpo@loca-reception.fr, ou par courrier postal à l’adresse indiquée ci-dessus.

II. Les engagements de Loca Réception sur la protection des données

Lors d’un traitement de données personnelles, Loca Réception s’engage à respecter :

Le principe de finalité : Les données à caractère personnel sont traitées de manière licite, loyale et transparente à l'égard de la personne concernée.
Le principe de proportionnalité et de pertinence : Les données à caractère personnel sont collectées selon des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec celles-ci.
Le principe d'une durée de conservation limitée : Les données à caractère personnel sont conservées sous une forme permettant l'identification des personnes
concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le principe de sécurité et de confidentialité : Les données à caractère personnel sont traitées de façon à garantir leur sécurité par la mise en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

III. Les traitements de données personnelles de Loca Réception

Loca Réception est amené à traiter vos données à caractère personnel lorsque :

Vous nous contactez via le formulaire de contact sur notre site internet ;
Vous créez un compte client sur notre site internet ;
Vous souscrivez à un contrat de location ;
Vous vous inscrivez à notre newsletter et/ou vous êtes destinataires de nos communications commerciales;
Vous présentez votre candidature, qu’elle réponde à une annonce de recrutement ou qu’elle soit spontanée.

1. Formulaire de contact

Objet du traitement de données : Loca Réception collecte vos informations personnelles afin de répondre à votre demande de contact. Si vous agissez en tant que professionnel, vos informations sont susceptibles d’être utilisées à des fins de communication commerciale concernant nos produits et services.

Base légale du traitement : Le traitement de vos données pour répondre à votre demande repose sur l’intérêt légitime de Loca Réception à gérer et répondre aux sollicitations. L'utilisation des données pour la communication commerciale est justifiée par notre intérêt légitime à promouvoir nos services auprès des professionnels dont l'activité peut être concernée par nos offres.

Données traitées : Les informations collectées sont les suivantes : objet de la demande*, adresse mail*, téléphone*, contenu de la demande*. Les champs indiqués par un astérisque sont obligatoires afin de permettre le traitement de votre demande.

Durée de conservation des données : Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de votre demande. Si vos données sont utilisées à des fins de communication commerciale, elles seront conservées, sauf opposition, pendant une durée de 3 ans à compter du dernier contact de votre part.

Destinataires des données :

Destinataires internes : Seuls les services concernés par l’objet de votre demande auront accès à vos informations personnelles.
Destinataires externes : Loca Réception fait appel à un prestataire pour gérer son site internet et à un fournisseur pour gérer la solution de gestion de la relation client. Ces prestataires peuvent avoir accès à vos données dans le strict cadre de l'exécution des prestations qui leur sont confiées et conformément à nos instructions.

2. Création d’un compte web

Objet du traitement de données : Loca Réception collecte vos informations personnelles afin de permettre la création et la gestion de votre compte client sur notre site internet. Avec votre consentement, vos données pourront également être utilisées à des fins de communication commerciale.

Base légale du traitement : La création et la gestion de votre compte reposent sur l’intérêt légitime de Loca Réception à proposer à ses clients et prospects un espace personnel facilitant la gestion de la relation commerciale et l'accès à ses services. L'utilisation à des fins de communication commerciale repose sur votre consentement.

Données traitées : Civilité, prénom*, nom*, email*, mot de passe*. Les champs indiqués par un astérisque sont obligatoires.

Durée de conservation des données : Vos données de compte sont conservées tant que votre compte est actif. En cas d'inactivité pendant trois ans, votre compte pourra être supprimé. Les données utilisées à des fins de communication commerciale avec votre consentement sont conservées pendant trois ans à compter du dernier contact ou jusqu'au retrait de votre consentement.

Destinataires des données :

Destinataires internes : Seuls les services concernés par la gestion du marketing et de la communication auront accès à vos informations personnelles.
Destinataires externes : Loca Réception fait appel à un prestataire pour gérer son site internet pouvant avoir accès à vos données dans le strict cadre de l'exécution des prestations qui lui sont confiées.

3.Gestion du contrat de location

Objet du traitement de données : Loca Réception utilise vos informations personnelles pour la gestion de votre contrat de location (incluant la livraison et la reprise du matériel), la facturation associée, ainsi que pour le respect de ses obligations légales, notamment comptables et fiscales. Si vous agissez en tant que professionnel, vos informations sont susceptibles d’être utilisées à des fins de communication commerciale concernant nos produits et services.

Base légale du traitement : La gestion du contrat et la facturation reposent sur l’exécution du contrat de location. Le respect des obligations comptables et fiscales repose sur les obligations légales. L'utilisation des données pour la communication commerciale est

justifiée par notre intérêt légitime à promouvoir nos services auprès des professionnels dont l'activité peut être concernée par nos offres.

Données traitées : Données d'identification (Nom, Prénom, Nom de Société), Coordonnées (Adresse postale, Email, Téléphone), Informations de facturation et de paiement (RIB/IBAN si applicable), Copie d’une pièce d’identité.

Durée de conservation des données : Vos données sont conservées pendant une durée de 10 ans à compter de la fin du contrat de location afin de répondre aux obligations comptables et fiscales. Les données utilisées à des fins de communication commerciale sont conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact, sauf opposition ou retrait du consentement.

Destinataires des données :

Destinataires internes : Seuls les services concernés par la gestion de votre contrat de location, de la facturation et de la relation client auront accès à vos informations personnelles.
Destinataires externes : Loca Réception fait appel à un fournisseur pour gérer la solution de gestion de la relation client pouvant avoir accès à vos données dans le strict cadre de l'exécution des prestations qui lui sont confiées. Notre société mère, Kiloutou, figure également parmi les entités pouvant avoir accès à ces données pour des besoins de gestion interne du groupe.

4.Newsletter et communications commerciales

Objet du traitement de données : Loca Réception utilise vos coordonnées pour vous envoyer des communications commerciales concernant ses produits et services.

Base légale du traitement : Ce traitement repose soit sur votre consentement, soit sur notre intérêt légitime à promouvoir nos services auprès des professionnels dont l'activité peut être concernée par nos offres.

Données traitées : Adresse électronique, numéro de téléphone.

Durée de conservation des données : Vos informations personnelles sont conservées pendant trois ans à compter du dernier contact, sauf opposition de votre part.

Destinataires des données :

Destinataires internes : Seuls les services concernés par la gestion du marketing et de la communication auront accès à vos informations personnelles.
Destinataires externes : Loca Réception fait appel à un prestataire pour gérer son outil de communication qui peut avoir accès à vos données dans le strict cadre de l'exécution des prestations qui lui sont confiées. Notre société mère, Kiloutou, figure également parmi les entités pouvant avoir accès à ces données pour des besoins de gestion interne du groupe.

5. Candidatures à une offre d’emploi / Candidatures spontanées

Objet du traitement de données : Loca Réception recueille vos informations afin de traiter votre candidature.

Base légale du traitement : Le traitement de vos données par Loca Réception repose d’une part sur l’exécution de mesures précontractuelles et d’autre part sur l’intérêt légitime de cette dernière à conserver les dossiers des candidats à un poste.

Données traitées : Les informations traitées par Loca Réception à cette occasion sont les informations utiles à l’étude de votre candidature (contenu de votre CV et de votre lettre de motivation, échanges et prises de notes lors de l’entretien d’embauche, tests d’aptitudes).

Durée de conservation des données : Ces données seront conservées, sauf opposition, pendant une durée de 24 mois à compter du dernier contact à l’initiative du candidat, puis archivées pour une durée de 48 mois supplémentaires.

Destinataires des données : Seuls les services concernés par le recrutement auront accès à vos informations personnelles.

IV. Vos droits « Informatique et Libertés »

Conformément à la réglementation en vigueur (notamment le Règlement Général sur la Protection des Données - RGPD), vous disposez de droits sur les données qui vous concernent, que vous pouvez exercer en justifiant de votre identité.

Ainsi, vous pouvez exercer :

Votre droit d’accès : Vous avez le droit d’obtenir de Loca Réception l’accès aux données personnelles vous concernant, ainsi qu’une copie de celles-ci (Art. 15 du RGPD).
Votre droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir de Loca Réception la rectification des données personnelles inexactes vous concernant (Art. 16 du RGPD).
Votre droit à l’effacement : Vous avez le droit d’obtenir de Loca Réception l’effacement, sous certaines conditions, de données personnelles vous concernant (Art. 17 du RGPD).
Votre droit à la limitation du traitement : Vous avez la possibilité de demander une restriction du traitement de vos données dans certains cas (Art. 18 du RGPD).
Votre droit d’opposition : En fonction de la base légale du traitement, vous pouvez vous opposer au traitement futur des données vous concernant, notamment à des fins de prospection commerciale (Art. 21 du RGPD).
Votre droit de rétractation : Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment (Art. 7 du RGPD).
Votre droit à la portabilité : Pour les traitements basés sur le consentement ou un contrat et effectués à l'aide de procédés automatisés, vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement (Art. du 20 RGPD).

Vous pouvez exercer vos droits, en justifiant de votre identité, en contactant notre service chargé de la protection des données :

Par courrier électronique : dpo@loca-reception.fr
Par courrier postal, à l’adresse suivante : Loca Réception, 1 rue des précurseurs CS 20449 59664 VILLENEUVE D'ASQ CEDEX.

Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), autorité de contrôle française en matière de protection des données personnelles.